Model Lisensi Grow with SAP: Memahami Skema Harga, Biaya Implementasi, dan TCO (Total Cost of Ownership)

Bagi Usaha Kecil Menengah (UKM) atau perusahaan skala menengah yang sedang berkembang pesat, ada satu titik di mana spreadsheet Excel dan software akuntansi terpisah-pisah mulai terasa sesak. Proses menjadi lambat, data tidak sinkron, dan pengambilan keputusan lebih banyak mengandalkan intuisi daripada fakta. Kebutuhan akan ERP (Enterprise Resource Planning) yang terintegrasi sudah jelas, namun sering terhalang oleh momok "biaya selangit" dan "implementasi bertahun-tahun" yang identik dengan SAP. Menjawab tantangan ini, SAP meluncurkan grow with sap, sebuah paket penawaran yang dirancang khusus untuk UKM agar bisa mengadopsi ERP cloud kelas dunia dengan cepat dan terprediksi.

Namun, "terprediksi" bukan berarti murah. Ini berarti Anda bisa merencanakan anggaran dengan lebih baik. Bagi banyak pemimpin bisnis, memahami model penetapan harga SAP terasa seperti membaca teks kuno—rumit dan penuh istilah asing. Apa itu FUE? Berapa sebenarnya biaya implementasinya? Dan apa Total Cost of Ownership (TCO) yang sesungguhnya dalam 3-5 tahun ke depan?

Artikel ini akan membedah secara transparan tiga pilar biaya dari grow with sap: model lisensi, biaya implementasi, dan TCO.

Bagian 1: Apa Sebenarnya "Grow with SAP"?

Sebelum menghitung biaya, kita harus paham apa yang kita "beli". Grow with SAP bukanlah satu produk perangkat lunak, melainkan sebuah paket penawaran all-in-one.

Ini adalah solusi ERP yang dirancang untuk perusahaan skala menengah yang ingin memulai dari awal di cloud (pendekatan greenfield). Paket ini secara fundamental berbeda dari penawaran SAP lainnya:

Berbeda dari SAP Business One/ByDesign: Grow with SAP dibangun di atas core yang jauh lebih kuat, yaitu SAP S/4HANA Cloud, Public Edition. Ini adalah platform ERP flagship SAP, yang berarti Anda mendapatkan mesin yang sama dengan yang digunakan oleh korporasi global, namun sudah dikonfigurasi sebelumnya untuk UKM.

Berbeda dari RISE with SAP: RISE adalah paket untuk perusahaan besar (enterprise) yang ingin migrasi sistem SAP mereka yang sudah ada (on-premise) ke cloud (lift-and-shift). Sebaliknya, grow with sap adalah untuk pelanggan baru yang ingin langsung berjalan di cloud publik.

Paket ini membundel beberapa komponen kunci dalam satu harga langganan:

SAP S/4HANA Cloud, Public Edition: ERP inti Anda untuk Keuangan, Rantai Pasok, Penjualan, dan lainnya.
Best Practices Bawaan: Proses bisnis standar industri (misalnya, procure-to-pay atau order-to-cash) yang sudah siap pakai.
SAP Business Technology Platform (BTP): Kredit untuk integrasi dan pengembangan (jika Anda perlu menghubungkan SAP ke aplikasi lain atau membuat fitur kustom).
Layanan Implementasi Terpandu: Metodologi dan alat untuk mempercepat implementasi.
Dukungan dan Komunitas: Akses ke pakar dan sumber belajar.

Bagian 2: Membedah Model Lisensi (Skema Harga)

Inilah perubahan terbesar. Lupakan model lama "beli putus" (lisensi perpetual) ditambah biaya maintenance tahunan. Grow with SAP murni berbasis SaaS (Software-as-a-Service). Anda berlangganan, bukan membeli.

Biaya lisensi Anda tidak lagi dihitung per server atau per modul, melainkan didasarkan pada satu metrik utama: Full Usage Equivalent (FUE).

Apa Itu Full Usage Equivalent (FUE)?

Memahami FUE adalah kunci untuk memahami tagihan Anda. FUE adalah cara SAP mengukur konsumsi sistem, bukan sekadar jumlah pengguna (user).

FUE ibarat "token" atau "koin" akses di arena bermain. Setiap jenis "permainan" (level akses pengguna) membutuhkan jumlah token yang berbeda.

SAP mengkategorikan pengguna berdasarkan tingkat akses yang mereka butuhkan. Meskipun terminologi pastinya bisa bervariasi, konsepnya seperti ini:

Pengguna Tingkat Lanjut (Advanced Use): Ini adalah power user Anda. Mereka yang bekerja penuh di dalam SAP, seperti akuntan di bagian Keuangan, manajer gudang, atau staf procurement yang membuat PO. Pengguna ini biasanya mengkonsumsi 1 FUE penuh per orang.
Pengguna Fungsional (Functional Use): Ini adalah pengguna yang menjalankan tugas-tugas spesifik atau fungsional. Contohnya, seorang salesperson yang memasukkan sales order atau manajer yang menyetujui anggaran. Pengguna ini mungkin hanya mengkonsumsi 0.5 FUE (setengah dari pengguna tingkat lanjut).
Pengguna Mandiri (Self-Service Use): Ini adalah sebagian besar karyawan Anda yang hanya sesekali masuk ke sistem. Misalnya, untuk mengajukan cuti, melihat slip gaji, atau mengajukan klaim reimbursement. Pengguna ini mungkin hanya mengkonsumsi 0.2 FUE.

Keuntungan Model FUE: Fleksibilitas. Anda tidak membeli 10 lisensi "Advanced" dan 50 lisensi "Self-Service". Anda membeli kumpulan (pool) FUE, misalnya total 30 FUE. Anda kemudian bebas mendistribusikan "koin" ini:

Bisa untuk 30 pengguna Advanced (30 x 1 FUE).
Atau 20 pengguna Advanced (20 FUE) + 20 pengguna Functional (10 FUE).
Atau 25 pengguna Advanced (25 FUE) + 25 pengguna Self-Service (5 FUE).

Model ini jauh lebih hemat biaya bagi UKM yang memiliki banyak karyawan casual user (pengguna sesekali). Biaya langganan ini mencakup infrastruktur cloud (Anda tidak perlu beli server), pembaruan otomatis (update), dan dukungan standar. Ini mengubah biaya ERP dari CapEx (Belanja Modal) menjadi OpEx (Belanja Operasional) yang terprediksi.

Bagian 3: Biaya Implementasi (Biaya Satu Kali)

Biaya langganan FUE adalah biaya berulang. Namun, untuk memulai, Anda memerlukan biaya satu kali yang signifikan: Biaya Implementasi. Ini adalah biaya yang Anda bayarkan kepada mitra implementasi SAP (seperti SOLTIUS) untuk membuat sistem berjalan.

Paket grow with sap dirancang untuk memangkas biaya ini secara drastis. Jika implementasi ERP tradisional bisa memakan waktu 12-18 bulan, grow with sap menggunakan SAP Activate Methodology yang menargetkan sistem bisa go-live dalam 4 hingga 8 minggu untuk cakupan (scope) dasar.

Namun, "lebih cepat" tidak berarti "gratis". Biaya implementasi Anda akan mencakup:

Fit-to-Standard Workshops: Ini adalah fase terpenting. Mitra akan duduk bersama tim Anda, mempresentasikan proses best practice bawaan SAP, dan memetakan apakah proses bisnis Anda saat ini sesuai. Catatan: Di S/4HANA Public Cloud, Anda didorong untuk mengadopsi standar SAP, bukan mengubah (kustomisasi) SAP agar sesuai dengan cara lama Anda.
Konfigurasi Sistem: Meskipun sudah pre-configured, sistem tetap perlu disesuaikan. Ini termasuk pengaturan struktur organisasi, data master keuangan (Chart of Accounts), alur persetujuan (approval workflow), dan format laporan yang spesifik untuk perusahaan Anda.
Data Migration (Migrasi Data): Ini adalah pekerjaan besar yang sering diremehkan. Mitra akan membantu Anda mengekstrak data dari sistem lama (Excel, Accurate, MYOB, dll.), membersihkannya (membersihkan data sampah), mentransformasikannya ke format SAP, dan memuatnya (loading) ke sistem baru.
Integrasi (via BTP): Perusahaan Anda pasti memiliki sistem lain. Misalnya, sistem payroll lokal, aplikasi e-commerce, atau sistem Point of Sale (POS). Mitra akan menggunakan kredit BTP yang termasuk dalam paket Anda untuk membangun jembatan (API) agar sistem-sistem ini bisa "berbicara" dengan SAP.
Pelatihan (Training) dan Manajemen Perubahan: Ini sangat krusial. Sistem baru tidak akan berguna jika tidak ada yang mau atau bisa menggunakannya. Biaya ini mencakup pelatihan untuk key user dan end user, serta membantu manajemen mengkomunikasikan perubahan proses kerja.

Biaya implementasi sangat bervariasi tergantung pada kompleksitas bisnis Anda, jumlah data yang dimigrasi, dan jumlah integrasi yang dibutuhkan.

Bagian 4: Menghitung TCO (Total Cost of Ownership) yang Sebenarnya

TCO adalah gambaran biaya sebenarnya selama 3 atau 5 tahun ke depan. Ini memberikan gambaran yang jauh lebih jujur daripada sekadar melihat biaya lisensi.

TCO untuk grow with sap = (Biaya Langganan FUE Tahunan x Jumlah Tahun) + (Biaya Implementasi Satu Kali) + (Biaya Internal)

Mari kita bedah komponen TCO ini:

Biaya Langganan (OpEx): Ini adalah biaya yang paling bisa diprediksi. Anda membayar jumlah FUE yang Anda butuhkan setiap tahun.

Biaya Implementasi (CapEx/OpEx): Biaya satu kali yang besar di awal untuk membayar partner.

Biaya Internal (Sering Terlupakan):

Waktu Tim Anda: Selama proyek 4-8 minggu, key user Anda (manajer keuangan, kepala gudang) akan menghabiskan banyak waktu untuk lokakarya, tes data, dan pelatihan. Ini adalah biaya "lunak" karena mereka tidak bisa mengerjakan tugas harian mereka secara penuh.
Manajemen Perubahan (Change Management): Biaya untuk komunikasi internal, mungkin insentif, atau materi pelatihan tambahan.
Dukungan Pasca-Go-Live: Setelah sistem berjalan, Anda mungkin masih memerlukan dukungan tambahan dari mitra untuk beberapa bulan pertama (ini bisa masuk dalam paket implementasi atau biaya terpisah).

Keuntungan TCO dari Grow with SAP

Model grow with sap secara dramatis menghilangkan banyak biaya TCO yang biasa ditemukan di ERP on-premise (lokal):

NOL Biaya Hardware: Anda tidak perlu membeli atau merawat server fisik.
NOL Biaya Database: Anda tidak perlu membayar lisensi database (seperti Oracle atau SQL Server) atau menggaji Database Administrator (DBA).
NOL Biaya Upgrade Besar: Sistem Anda diperbarui secara otomatis oleh SAP beberapa kali setahun (seperti aplikasi di ponsel Anda). Anda tidak perlu lagi melakukan proyek "Upgrade SAP" yang mahal dan memakan waktu setiap 5 tahun.

Hasilnya, TCO untuk grow with sap jauh lebih rendah dan, yang terpenting, jauh lebih terprediksi. Anda menukar biaya modal besar yang tak terduga dengan biaya operasional bulanan/tahunan yang datar.

Kesimpulan

Model lisensi grow with sap yang berbasis FUE dan SaaS mengubah cara UKM mengakses ERP kelas dunia. Ini memindahkan beban dari belanja modal (CapEx) ke belanja operasional (OpEx), membuatnya lebih mudah diakses.

Namun, kesuksesan adopsi Anda tidak hanya bergantung pada perangkat lunak. Memahami biaya implementasi dan memilih mitra yang tepat untuk memandu Anda melalui Fit-to-Standard workshop dan migrasi data adalah kunci utamanya. Dengan perencanaan yang matang, TCO Anda akan jauh lebih efisien, membebaskan sumber daya untuk fokus pada hal yang terpenting: mengembangkan bisnis Anda.

Memahami rincian FUE yang Anda butuhkan dan memetakan biaya implementasi yang akurat adalah langkah pertama. Jika Anda membutuhkan konsultasi untuk merancang anggaran grow with sap yang sesuai dengan kebutuhan unik bisnis Anda, tim ahli di SOLTIUS siap membantu Anda.