Panduan Lengkap Sewa Alat Berat dari A sampai Z

Source: trakindo.co.id

Sewa alat berat sering jadi pilihan paling masuk akal untuk banyak proyek, mulai dari pembangunan perumahan, perbaikan jalan, cut and fill, hingga pekerjaan utilitas. Alasannya sederhana: Anda bisa memakai unit sesuai kebutuhan tanpa harus menanggung biaya pembelian, depresiasi, pajak, garasi, dan perawatan jangka panjang.

Namun, menyewa alat berat juga punya tantangan. Jika salah pilih unit, salah hitung durasi, atau kontrak tidak jelas, biaya proyek bisa membengkak dan jadwal bisa berantakan.

Panduan ini membahas proses sewa alat berat dari A sampai Z secara praktis: mulai dari menentukan kebutuhan, memilih vendor, mengecek unit, menyusun kontrak, sampai mengontrol operasional di lapangan agar sewa benar-benar efektif.

A. Memahami Tujuan Proyek dan Kebutuhan Pekerjaan

Langkah pertama adalah mendefinisikan pekerjaan secara spesifik. Jangan mulai dari “mau sewa excavator”, tetapi mulai dari “pekerjaan apa yang harus selesai”.

Beberapa contoh kebutuhan yang berbeda:

Galian dan pemindahan tanah: excavator + dump truck, kadang dibantu loader
Perataan dan pembentukan badan jalan: motor grader + vibro roller
Pemadatan: vibro roller, tandem roller, atau compactor (tergantung lokasi)
Cut and fill skala besar: excavator + bulldozer + dump truck + compactor
Demolition: excavator dengan breaker/pulverizer + dump truck untuk hauling puing

Semakin jelas scope kerja, semakin mudah memilih jenis alat, kapasitas, dan kombinasi unit yang tepat.

B. Menentukan Jenis Unit dan Spesifikasi yang Sesuai

Setelah memahami pekerjaan, tentukan jenis dan ukuran alat. Di sini banyak proyek salah langkah karena memilih alat terlalu besar (biaya tinggi, sulit manuver) atau terlalu kecil (pekerjaan lambat, target tidak tercapai).

Hal yang perlu ditentukan:

Tipe alat: excavator, bulldozer, wheel loader, grader, roller, crane, forklift, dump truck
Kelas/ukuran: mini, medium, large (misalnya excavator 5 ton, 20 ton, 30 ton)
Konfigurasi: track vs wheel, long arm vs standard arm, bucket size
Attachment: breaker, grapple, auger, compactor plate, bucket parit, dll.

Jika lokasi proyek sempit atau padat, pertimbangkan aspek radius putar dan akses keluar-masuk unit. Jika tanah lembek, pilih track yang lebih stabil dibanding wheel.

C. Menghitung Durasi Sewa dan Jam Kerja yang Realistis

Harga sewa alat berat sangat dipengaruhi durasi: harian, mingguan, atau bulanan. Tetapi inti pengendalian biaya bukan hanya memilih paket durasi, melainkan menghitung jam kerja efektif.

Yang perlu Anda perkirakan:

Target volume kerja (misalnya m³ galian atau luas area pemadatan)
Produktivitas unit (perkiraan output per jam)
Kondisi lapangan (akses dump truck, jarak buang, antrian, cuaca)
Jam kerja per hari (normal vs lembur)
Potensi idle time (menunggu material, menunggu instruksi, menunggu hauling)

Kesalahan umum adalah menganggap unit bekerja penuh 8 jam. Di lapangan, jam efektif bisa jauh lebih rendah kalau site layout buruk atau koordinasi dump truck tidak rapi.

D. Memilih Vendor Sewa Alat Berat yang Kredibel

Vendor yang baik bukan hanya punya unit, tetapi punya sistem dukungan: operator berpengalaman, mekanik, spare part, dan prosedur penggantian unit jika terjadi downtime.

Kriteria vendor yang perlu Anda cek:

Reputasi dan pengalaman di jenis proyek yang mirip
Ketersediaan unit cadangan atau kemampuan respon cepat
Kondisi armada (tahun unit, jam kerja, rekam perawatan)
Legalitas dan administrasi (invoice, dokumen kontrak, pajak)
Kompetensi operator jika sewa termasuk operator
Transparansi biaya (mobilisasi, demobilisasi, BBM, standby, lembur)

Jangan hanya membandingkan harga. Vendor murah tapi sering breakdown biasanya berujung mahal karena proyek telat dan biaya tambahan muncul diam-diam.

E. Survey Unit: Checklist Wajib Sebelum Deal

Sebelum tanda tangan kontrak, lakukan inspeksi unit (atau minta video inspeksi detail jika lokasi jauh). Fokus pada poin yang paling sering jadi sumber masalah.

Checklist cepat:

Engine: start mudah, tidak ada asap berlebihan, suara mesin stabil
Hidrolik: tidak ada kebocoran, gerakan halus, tidak lemah
Undercarriage/ban: track tidak aus parah, roller dan sprocket sehat, ban tidak botak
Attachment: bucket tidak retak, teeth lengkap, pin dan bushing tidak oblak
Panel/indikator: warning light normal, hour meter terbaca jelas
Kabin: seat belt, kaca, wiper, lampu kerja, horn berfungsi
Dokumen: identitas unit, catatan perawatan (jika tersedia)

Untuk excavator demolition atau pekerjaan berat, inspeksi harus lebih ketat karena beban kerja ekstrim mempercepat kerusakan.

F. Memahami Skema Biaya: Apa Saja yang Harus Jelas?

Banyak konflik sewa alat berat terjadi karena komponen biaya tidak dijelaskan sejak awal. Pastikan semua item tertulis.

Komponen biaya yang umum:

Biaya sewa unit (harian/mingguan/bulanan)
Mobilisasi dan demobilisasi (biaya angkut unit ke lokasi dan kembali)
BBM (ditanggung siapa, sistem pengisian, kontrol konsumsi)
Operator (termasuk atau terpisah, jam kerja normal vs lembur)
Standby charge (biaya saat unit standby karena faktor proyek)
Overtime (tarif lembur per jam atau per shift)
Maintenance dan downtime (siapa tanggung, maksimal waktu perbaikan)
Spare part dan consumables (gigi bucket, grease, oli tertentu—perlu kejelasan)
Kerusakan akibat kelalaian (aturan pembebanan biaya)

Semua hal ini harus tertulis agar tidak jadi “biaya kejutan” di akhir.

G. Menyusun Kontrak Sewa: Poin Penting yang Jangan Dilupakan

Kontrak sewa alat berat idealnya menjelaskan scope dan aturan operasional secara tegas. Minimal, pastikan ada poin berikut:

Identitas pihak dan identitas unit
Periode sewa dan jam kerja per hari
Harga sewa dan metode pembayaran (DP, termin, jatuh tempo)
Tanggung jawab BBM, operator, dan perawatan rutin
SLA respon perbaikan dan ketentuan penggantian unit
Ketentuan downtime: dihitung sewa atau tidak
Ketentuan standby: kapan berlaku dan tarifnya
Aturan keselamatan kerja dan tanggung jawab kecelakaan
Mekanisme serah terima (BAST) awal dan akhir
Ketentuan force majeure
Penyelesaian sengketa

Kontrak yang rapi adalah “asuransi” Anda agar operasional dan tagihan tetap terkendali.

H. Serah Terima Unit (BAST) dan Dokumentasi Awal

Saat unit datang, buat proses serah terima yang disiplin. Dokumentasikan kondisi unit lewat foto/video:

kondisi fisik (body, track/ban, bucket/attachment)
hour meter saat tiba
kondisi panel/indikator
kelengkapan safety (lampu, alarm, seat belt)
kondisi kabin

Dokumen ini penting untuk mencegah perdebatan saat proyek selesai, terutama terkait kerusakan yang sudah ada sejak awal.

I. Pengelolaan Operasional di Lapangan agar Sewa Efektif

Sewa akan hemat jika unit benar-benar produktif. Kuncinya adalah pengaturan lapangan dan disiplin pencatatan.

Praktik yang membantu:

Buat jadwal kerja dan urutan pekerjaan yang jelas
Atur site layout agar dump truck tidak antri panjang
Meminimalkan idle time dengan koordinasi material dan hauling
Tunjuk PIC yang memantau unit, operator, dan output harian
Catat jam kerja, konsumsi BBM, downtime, serta penyebabnya
Terapkan safety: spotter, rambu, area aman, dan briefing harian

Kalau unit sering idle bukan karena unit rusak, biasanya karena workflow proyek yang belum rapi.

J. Penutupan Sewa: Evaluasi, BAST Akhir, dan Audit Tagihan

Saat pekerjaan selesai, lakukan BAST akhir dan inspeksi bersama vendor. Cocokkan:

jam kerja vs laporan harian
downtime yang terjadi dan apakah dihitung sewa
biaya lembur, standby, mobilisasi/demobilisasi
kondisi unit dan attachment

Lakukan audit tagihan berdasarkan dokumen harian, bukan berdasarkan ingatan. Ini cara paling aman agar Anda membayar sesuai yang dipakai, bukan sesuai yang “ditagihkan”.

Sewa alat berat bisa menjadi strategi paling efisien jika Anda menjalankan prosesnya dengan benar: mulai dari memahami kebutuhan pekerjaan, memilih spesifikasi unit, menghitung durasi secara realistis, memilih vendor yang kredibel, mengecek unit sebelum deal, menyusun kontrak yang jelas, hingga mengontrol operasional dan dokumentasi di lapangan.

Kunci utamanya adalah transparansi sejak awal dan disiplin pencatatan selama pekerjaan berlangsung. Dengan begitu, alat berat bukan menjadi sumber biaya tak terduga, tetapi menjadi akselerator yang membuat proyek selesai lebih cepat dan lebih rapi.